Công ty Cổ phần Thủy điện A Vương đã và đang thực hiện chuyển đổi số trên tất cả các lĩnh vực theo lộ trình đã được đặt ra, trong đó lĩnh vực Tài chính – Kế toán (TC-KT) với phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là công cụ hỗ trợ chuyển đổi số trong lĩnh vực TC-KT tại Công ty.
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
Đối với lĩnh vực Tài chính – kế toán (TC-KT), Công ty đã triển khai và sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên nền tảng web. Phần mềm giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc, là công cụ hỗ trợ thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. ERP tạo ra cách thức lưu trữ, phân tích dữ liệu thông minh và hệ thống dữ liệu minh bạch, đồng bộ. Nhờ vậy mà nhà quản trị có thể đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả. Hiện nay phần mềm đang được tối ưu hóa các phân hệ và quy trình nghiệp vụ để có thể chuyển đổi số một cách toàn diện nhất. Trong Quý 2/2022, Công ty cũng đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với hệ thống ERP giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn thuận tiện và dễ dàng hơn, giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn và khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy, thất lạc khi sử dụng hóa đơn giấy.
Công ty cũng đã ứng dụng hệ thống văn phòng số Digital Office (DO) trên nền tảng web, tablet và smartphone để xử lý công văn, tờ trình và chứng từ thanh toán trên nền tảng trực tuyến. DO giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc, vừa thuận tiện trong công tác lưu trữ và truy xuất, vừa tiết kiệm giấy in, bảo vệ môi trường. Ứng dụng cũng cho phép ký điện tử tạo điều kiện cho việc trình ký và duyệt ký trực tuyến một cách dễ dàng, giúp tiết kiệm nhiều thời gian và có thể làm việc ở mọi lúc, mọi nơi, không còn khoảng cách về mặt địa lý.
Việc tra cứu điện tử các giao dịch phát sinh trên web và ứng dụng của Ngân hàng cũng đã được Công ty sử dụng. Việc tra cứu trực tuyến này giúp công việc tìm kiếm thông tin thuận tiện, dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và giấy tờ.
Một số giải pháp cho quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực TC-KT trong thời gian đến
Trước mắt Công ty cần xây dựng cơ sở dữ liệu lớn để đáp ứng số liệu giao dịch ngày một lớn; ứng dụng công nghệ mới để phân tích, xử lý dữ liệu, đảm bảo an ninh, an toàn về bảo mật. Để đáp ứng yêu cầu này, Công ty cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, lưu trữ các dữ liệu, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính một cách đầy đủ và khoa học.
Đặc biệt, Công ty chuẩn bị đang từng bước tìm hiểu để thời gian tới triển khai kết nối hệ thống ERP với Ngân hàng nhằm dịch chuyển sang hình thức thanh toán điện tử. Để triển khai công tác này thuận lợi và đạt kêt quả tốt thì cơ sở dữ liệu thanh toán là vô cùng quan trọng. Vì vậy nhân lực TC-KT cần lưu trữ và thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu thanh toán một cách đầy đủ và chuẩn hóa để sẵn sàng cho quá trình kết nối trong thời gian tới. Tránh việc cơ sở dữ liệu thiếu, không chính xác dẫn đến kết nối khó khăn và tốn thêm nhiều thời gian. Công ty cũng đã chú trọng an toàn, bảo mật thông tin gắn với an ninh mạng trước sự đe dọa tấn công của tội phạm mạng. Các nguy cơ bị mất cắp các dữ liệu, thông tin TC-KT là rất hiện hữu trong môi trường mạng.
Để đáp ứng nhu cầu thay đổi trong quá trình chuyển đổi số, Công ty cần phát triển nguồn nhân lực TC-KT chất lượng cao với nhận thức đầy đủ và kỹ năng tốt, thích ứng được với công nghệ mới. Bên cạnh những kiến thức chuyên môn sâu về nghiệp vụ TC-KT, các nhân lực TC-KT trong tương lai cũng cần thêm các kỹ năng và kiến thức về luật pháp, công nghệ thông tin, truyền thông và quản lý. Điều này đòi hỏi Công ty cần rà soát, điều chỉnh từng bước các chương trình đào tạo hiện có theo hướng cập nhật nội dung mới và phù hợp, tăng cường các nội dung thực hành nghiệp vụ, kỹ năng liên quan đến ứng dụng chuyển đổi số để hỗ trợ nhân lực TC-KT bổ trợ kiến thức, rèn luyện các kỹ năng cũng như tiếp cận, thích nghi sớm với các công nghệ mới. Đây là yếu tố quan trọng, là nền tảng đem đến thành công cho quá trình chuyển đổi số.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực TC-KT tại Công ty Cổ phần Thủy điện A Vương đã và đang triển khai thực hiện mang lại nhiều hiệu quả thiết thực, trong đó có giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn và khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy, thất lạc khi sử dụng hóa đơn giấy … Những nội dung công việc này là những việc làm thực tế để triển khai thực hiện chủ đề năm 2023 “Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí” của Tập đoàn Điện lực Việt Nam./.
