Hoạt động chuyển đổi số (CĐS) của khối văn phòng phải đóng vai trò tiên phong, có hiệu quả nhằm góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm những chi phí không cần thiết. Đó là thông tin nhấn mạnh tại hội thảo “Chuyển đổi số khối văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam” diễn ra sáng 5/10.

Hội thảo có sự tham dự của hơn 1.000 đại biểu qua hình thức trực tuyến. Ông Bùi Công Luận – Chánh văn phòng EVN chủ trì.

Nắm bắt xu hướng

Theo ông Bùi Công Luận – Chánh Văn phòng EVN, do sự ảnh hưởng của dịch bệnh COVID-19 trong 2 năm trở lại đây, nên triển khai công tác làm việc từ xa, các hội nghị truyền hình trực tuyến, sử dụng các tiện ích, ứng dụng, phần mềm dùng chung trong toàn tập đoàn là rất cần thiết. Bên cạnh đó, công tác văn phòng trong toàn tập đoàn cũng phải tương tác được với các đối tác của mình qua các kênh kỹ thuật số do họ cung cấp.

Chánh Văn phòng EVN Bùi Công Luận chủ trì Hội thảo.

Trong thời gian vừa qua, những giải pháp chuyển đổi số tiêu biểu trong lĩnh vực văn phòng tại Cơ quan EVN và các đơn vị thành viên nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, cung cấp dịch vụ hành chính văn phòng không giấy mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị đã tạo sự thuận tiện cho CBCNV và hướng tới minh bạch trong công tác quản lý.

Cụ thể, tính đến 30/9/2021, tại Cơ quan EVN, 100% CBCNV đã sử dụng hệ thống văn phòng điện tử D-Office; 90% tỷ lệ văn bản được ký số; 99% văn bản được phát hành qua trục liên thông nội bộ tới các đơn vị EVN,…

Cũng trong 9 tháng đầu năm 2021, đã có 444 cuộc họp trực tuyến; 468 Hội nghị truyền hình đã được tổ chức, giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở tập đoàn, giảm chi phí đi lại, lưu trú,… Ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19, có cuộc họp có thể kết nối hàng nghìn người cùng  tham dự.

Trong công tác quản trị văn phòng, từ công việc đăng ký văn phòng phẩm, tặng phẩm, đăng ký công tác,… đến các tiện ích văn phòng khác, đều được ứng dụng CNTT để quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ tốt hơn, đồng thời tăng năng suất lao động.

Đặc biệt, trong công tác thanh toán điện tử, Văn phòng EVN đang phối hợp với Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin xây dựng hệ thống thanh toán điện tử, dự kiến hoàn thành triển khai và đưa vào sử dụng trước ngày 31/12/2021.

Những kết quả đáng ghi nhận trên trong CĐS khối văn phòng cho thấy, CĐS đã, đang “gõ cửa” tất cả các lĩnh vực của EVN và hoạt động CĐS khối văn phòng không thể chậm trễ. 

Nâng cao kỹ năng, tư duy số

Phó Chánh Văn phòng EVN Đỗ Ngọc Trần Thiêm báo cáo chung về Công tác chuyển đổi số của Văn phòng EVN.

Tại hội nghị, nhiều đại biểu đã đóng góp ý kiến, chia sẻ kinh nghiệm triển khai tại đơn vị. Trong đó, đa số ý kiến thống nhất về năng lực và tư duy của lực lượng CBCNV làm công tác văn phòng là rất quan trọng. Trong thời đại số, CBNV làm công tác văn phòng cần phải trang bị cho mình các kỹ năng cụ thể như thành thạo tin học văn phòng; thành thạo các phần mềm phục vụ công tác văn phòng; thành thạo thiết bị di động. Bên cạnh đó, không thể thiếu tư duy về công nghệ số là Digital first  (ưu tiên tìm cách và giải quyết vấn đề bằng các công cụ kỹ thuật số) và Digital innovation (tư duy đổi mới, luôn luôn tìm cách cải tiến, tối ưu các luồng công việc (quy trình) thông qua công cụ kỹ thuật số).

Bên cạnh đó, 2 yếu tố chính ảnh hưởng tới thành công của CĐS khối văn phòng là hành vi lãnh đạo và sự gắn kết nhân viên cũng được các đơn vị đưa ra thảo luận sôi nổi. Trong đó, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm, thống kê thường xuyên số lượng CBCNV thành thạo tin học và tiến hành đào tạo để nâng cao kỹ năng và tư duy số cho CBCNV.

Ngoài ra, một số giải pháp quan trọng khác cũng được đưa ra trao đổi tại hội thảo như: xây dựng chế tài và tự động đánh giá chấm điểm trong lĩnh vực văn phòng cho cá nhân và đơn vị trong toàn EVN; tạo cơ chế, động lực khuyến khích, sáng tạo tìm kiếm ý tưởng CĐS và công tác khen thưởng, biểu dương tập thể, cá nhân có nhiều đóng góp và đi đầu về CĐS…

Một số chỉ tiêu theo Đề án tổng thể Chuyển đổi số của EVN về công tác văn phòng:

–  100% lãnh đạo các cấp, chuyên viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam được trang bị hệ thống làm việc từ xa và họp trực tuyến;

– 100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số và được áp dụng trong các ứng dụng/giao dịch quản lý nội bộ;

– 100% văn bản được pháp luật cho phép được số hóa dưới dạng số liệu và được lưu trữ ứng dụng các công nghệ mới để khai thác, phân tích thông tin đã được số hóa;

– 90% quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực văn phòng được số hóa, liên thông và không sử dụng giấy vào năm 2022 và đạt 100% vào năm 2025.

Nguồn tin: EVN